なぜ企業は社内に会議室があるのにわざわざレンタルスペースで社内会議をするのか?


レンタルスペースを5年運営している㈱しんかの久田です。
この5年以上、自社スペースを外部貸しの運営してきました。
渋谷という立地も手伝い多くの方にご利用頂き、またリピートして頂ける方に恵まれて運営させて頂いております。

今回は実際に貸し出しをしていて気づいたことは、単純に会議室が空いていないから利用する方は少なく、会議室が社内にあるのにわざわざレンタルスペースを使う方が多くいて、どのように活用しているかを記事にしてみたいと思います。

弊社レンタルスペースの特徴

1、渋谷駅から8分、大通り沿いに面しており、窓からは緑が見えます

渋谷駅から徒歩10分圏内なのに、目の前には緑しか見えないんです。
部屋に入ったら渋谷っぽくない環境です。

2、カラフルな家具があり、レイアウト変更がしやすい
せっかく緑が見えるので、単なるザ・オフィス、ザ・会議室ではなく、
新しいものを生み出すようなクリエイティブな時間にして欲しいという想いがあります。
そのために形、仕様、色は統一せずに、用途によって組み合わせて頂き、
空間の利用をして頂きたいと思っております。

3、世界で選ばれている最新ICTツール ANSHI TOUCH
アナログな空間の中に唯一最新のICTツールであるインタラクティブホワイトボードANSHI TOUCHをご用意しております。
備品の中で断トツで高価な備品で、他のスペースでは怖くて置けません。

このANSHI TOUCHは世界で2018年に3500台販売された商品です。
結構、すごい数なんです。

ANSHI TOUCHを導入している理由は3つあります。

1、利用者のデジタル化のきっかけにして欲しいから

いいね!とは思うものの、触ってみる機会がないとなかなか自分事にならないからです。
買う予定がない人、買えない人でもぜひ体験してほしいです。
知っていると、使ったことがあるのは雲仙の差です。

日本政府は2020年までには教育機関にICTツールの導入を進めています。
これから世の中に出てくるZ世代はこのようなツールを使って、学び、発想していきます。
私たち社会人も置いていかれないようにしたいものです。

*Z世代… いわゆるデジタルネイティブ世代になります。育った環境は、高速インターネット、スマートフォン、ビデオ・オン・デマンド(VOD)、さまざまなゲーム機器、そしてSNSの存在が当たり前のように存在しています。

2、デジタルツールから考えるビジネスイノベーションのきっかけ


アナログツールで考えていた場合、
思考のベースはアナログツールを活用したビジネス展開になります。

デジタルツールを使って考えた場合、
思考のベースが変わるので新しい次元のビジネス展開が見えてきます。

そんな気づきのきっかけを提供できる空間でありたいと思っています。

3、 何よりも便利で、効率的である

今までアナログツールの時にあったらいいなという機能が追加されて
アナログ的な操作感を残したICTツールになります。

ホワイトボードツールは
書き心地はもちろんのこと、写真を追加して書き込むことができます。
書いたものを消さずに済み、また議事録はPDF保存をしてすぐに情報共有することができます


スクリーンシェアでは
ワイヤレスで最大4台同時にモニターに映し出し、
モニターからデバイス側の操作をタッチスクリーンで動かすことができます。

またどんな時でも画面上に書き込みができますので
指示が明確になり、意思の疎通が取りやすくなります。

それでは、「なぜ企業は社内に会議室あるのに
わざわざレンタルスペースで社内会議をするのか?」

まず、弊社のレンタルスペースでどのような利用が多いかというと

1、社内会議…32%
*社内での期ごとの発表会、新プロジェクトの事業計画など

2、セミナー・勉強会…25%
*取引先への説明会、社内研修、協力会社を集めて勉強会

3、取引先との懇親会、交流会…23%
*取引先をお招きしての懇親会、コミュニティーの交流会

4、ワークショップ…10%

*コーチング、リーダーシップ研修などの交流会

5、ゲーム大会…8%
*nintendo switchを持ち込んでのゲーム大会、スマホゲームの勉強会

6、それ以外…2%
*お絵描き会、コミュニティーで集まるため

*2019年9月株式会社しんか調べ


意外と社内会議が多いんです。
2時間とかではなく、6時間~1日フルでご利用の方も少なくありません。

意外と社内会議が多いんです!3日連続という利用者も!

大きな企業で、たくさん会議室ある会社ほど、借りてくれています。


思わず、聞いちゃいました!


「オフィスにあんなに会議室あるのに、うちのレンタルスペース借りてくれるんですか?」


借りる目的は明確! 会議に集中するため!

社内で集中できない理由がいくつかあるそうです。


1、社内だと、参加者メンバーがいきなり緊急事態で呼び出される


2、個室で行うことで、離脱者が出ない


3、環境を変えて、リフレッシュして取り組んで新しいアイデアを生み出す

今どきの理由があって、都内のレンタルスペースを借りる


直近の働き方改革の影響でのトレンドでもあります。

社内のメンバーは色々な雇用形態、働き方で働いている人がいます。


例えば、

時短で10-16時でしか出社できない時短社員、リモートワークで働いている人など

多くの働き方が世の中に受け入れられてきました。


そのような働き方ができるように考慮しているために

会社からそんなに遠くないレンタルスペースを借りるんです。


どんなことなんでしょうか?

いつもと同じ働き方ができる環境』が挙げられています


こちらは同様に

オフィスのあり方』も大きく変わってきています。


*通勤距離が大きく変わらないので、時短などで早く帰る必要があるママさんたちも
会議に参加出来て、全員参加で会議が実施できます。
だから1日会議後の後にお疲れ様会の懇親会がなく、そのまま解散する会社も少なくありません。

今まで泊まりかけの合宿会議をレンタルスペースで開催!


多くの企業は役員だけで2泊3日などで泊りがけの役員会議などを開催しています。

泊りがけの事業計画を話し合う役員合宿を行うかというと

周辺の環境を変えて、大自然に囲まれて何もない環境に身を置くことで会議に集中でき、
親睦を深めるためには同じ時間を共有するために役員合宿を行っています。

忙しいメンバーが同じ空間に集まり、1つの課題に議論する時間が有意義な時間になります。

今まで役員合宿

コスト大 + 時間大 < 結果 + 日常の生活への支障大(子育てなど)

現在

コスト小 + 時間小 < 結果 + 日常の生活への支障小





泊りがけの役員会を大人数で行うと、費用も時間もかかります。
通常のライフスタイルの中でその効果を得るためにレンタルスペースを数日貸し切って
社内会議を行っている会社も増えています。



その時に、少しでも気持ちよい空間がいいよねということで、

窓から緑が見えて、カラフルな家具がある空間で、

ココロオドル時間を過ごして頂いてます。



連日ご利用頂ける方への当施設からのご提案
4階のヨガスタジオで開催されている朝ヨガに参加してみてはいかがですか?
毎朝7時~、8時~ 開催しております。
*ヨガマットは無料貸し出しなので、動ける格好を持って来てもらえたら参加できます。

新しい習慣を提供する朝ヨガクラス

ココロオドル会議を渋谷のレンタルスペースでしませんか?

色々な使い方ができますので日程と使い方を気軽にご相談ください。

4階ダンススタジオ 
鏡張りの緑が見えるお部屋です。朝ヨガを開催しております

5階セミナースペース 

緑が見えるお部屋にカラフルな家具をご用意しております。

6階ミーティングスペース
 
6名掛けのフリーアドレスを囲んで14名前後で打合せができます

お問合せは問合せフォーム、LINE、気軽にお問合せください
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